www.celtom.nl
Relatie Management

Relatie Management

Met de Customer Relationship Management (CRM) module van Celtom kunt u alle gegevens van o.a. uw klanten, bedrijven en leveranciers beheren. Naast de uitgebreide bedrijfs en persoons gegevens hebben uw medewerkers alle informatie van de ralatie direct ter beschikking.

De relaties zijn snel en gemakkelijk op te zoeken via het bladeren, het zoek scherm, de overzichtslijst, het uitgebreide zoek/selectie scherm of via de filter/query tool. De gegevens kunnen direct naar printer of scherm geprint worden. Ook kunnen de gegevens geexporteerd worden naar andere bestandsformaten of geselecteerd worden voor een mailmerge via post, email of website.


Email

Emails die naar uw relatie worden gestuurd of die worden ontvangen van uw relatie kunnen automatisch centraal worden opgeslagen zodat ze door alle medewerkers te bekijken zijn en niet alleen door de medewerker waar de mail naartoe is gestuurd. Dat is onmisbaar op het moment dat een medewerker net niet aanwezig is als de klant geholpen moet worden. Ook de bijlagen van de emails worden centraal opgeslagen.


Offertes en facturen

Alle offertes en facturen die zijn gemaakt voor uw relatie worden centraal opgeslagen. Van iedere offerte, bestelling of factuur is automatisch een PDF gemaakt die direct geopend kan worden. Ook kunt u vanaf de relatie direct een nieuwe offerte of factuur aanmaken. De omzet kan in verschillende soorten grafieken worden weergegeven die vervolgens ook nog geëxporteerd kunnen worden naar Excel zodat u deze naar eigen wens kunt weergeven.


Memo's en notities

Bij alle schermen kunt u memo's in een elektronische post-it aanmaken die in een centraal overzicht worden geplaatst. De memo's kunnen later per dag, week, maand of jaar worden bekeken of afgedrukt worden zodat u nooit meer iets hoeft te vergeten. Anders dan bij losse briefjes kunt u bij deze post-it's direct doorklikken naar de gegevens waar u de notitie gemaakt heeft. Dus geen eindeloos zoeken meer.


Telefoon gesprekken

Notities en gegevens over inkomende en uitgaande telefoon gesprekken worden centraal opgeslagen zodat alle medewerkers bij de historie van de gevoerde gesprekken kunnen. Er kan gebruik gemaakt worden van vooraf ingegeven onderwerpen, vragen of klachten. Al deze informatie kan in een overzicht worden geprint die u kunt meenemen als u een bezoek aan uw relatie gaat brengen. Om inzicht te krijgen in de hoeveelheid vragen en klachten van ál uw relaties kunnen de meldingen gecategoriseerd worden.


SMS

De via het programma gestuurde SMS berichten worden centraal opgeslagen. U kunt dus altijd zien welke berichten er zijn gestuurd. Het bericht is gemakkelijk via uw eigen toetsenbord in te typen, ook kunt u een bestaande tekst uit een eerder bericht herzenden. Tevens houdt u altijd overzicht van het aantal gestuurde SMS berichten per medewerker.


Documenten beheer

Alle documenten die bij een relatie horen worden centraal opgeslagen. Dus geen losse bestanden meer op verschillende werkstations, laptops of verspreid over de server. De documenten zijn vanuit het programma te openen en te bewerken. Er kunnen mappen aangemaakt worden waar u de documenten overzichtelijk in kunt onderbrengen. Documenten kunt u hernoemen, dupliceren, verplaatsen, verwijderen en kopiëren naar andere relaties. Bijlagen uit emails en exports van grafieken kunnen eenvoudig bij deze documenten worden opgeslagen.


Uren registratie

Medewerkers kunnen hun uren verantwoording bijhouden en uren boeken bij de relaties waarvoor ze werkzaamheden hebben uitgevoerd. Deze uren kunnen later geaccordeerd en gefactureerd worden. Bij de relatie is dan altijd te zien welke medewerker welke werkzaamheden heeft uitgevoerd en hoeveel uren er zijn besteed.


Internet toegang

Uw relaties die gebruik willen maken van het online beheren en opvragen van gegevens krijgen een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. U bepaalt zelf welke relatie hier gebruik van mag maken. Met één druk op de knop kunt u een gebruikersnaam en initieel wachtwoord laten aanmaken en mailen waarna deze direct toegang heeft tot zijn online gegevens. Bij relaties die de toegang willen beëindigen, of bij misbruik, kunt u de online toegang ook direct weer blokkeren.


Relatie gegevens

Naast de uitgebreide naam, adres en contact gegevens worden bij de relatie ook de financiële gegevens opgeslagen zoals voor de handmatige of automatische facturatie. U kunt aangeven of uw relatie een factuur per email of via de post moet ontvangen, wat de betalingstermijn is en welke factuurfrequentie hij heeft. Relaties kunnen geclusterd worden waarmee u de hiërarchie van bedrijven kunt instellen.


Mail Merge

Via het uitgebreide zoek en selectie scherm kunnen relaties geselecteerd worden voor een mail-merge. Van de gegevens die geselecteerd zijn kunnen etiketten, brieven, emails, lijsten of exports gemaakt worden.


Mist u nog gegevens die relevant zijn voor uw relaties maar niet in het Celtom programma zitten? Geen probleem want u kunt zelf eenvoudig nieuwe velden toevoegen die dan beschikbaar zijn bij al uw relaties. Uiteraard kunnen wij dit ook voor u instellen.